Charte d’utilisation d’iCampus version pdf

1er septembre 2010

1 Introduction

La plateforme iCampus a été mise en place afin d’apporter un soutien technologique aux  enseignements dispensés à l’UCL. Par extension, les formations externes dispensées par les membres UCL peuvent aussi bénéficier d’un espace sur iCampus.
Cet outil permet à chaque enseignant de créer un espace réservé à chaque cours, auquel les étudiants sont invités à s’inscrire.
iCampus est propulsé par le logiciel libre Claroline qui est aujourd’hui géré par un Consortium, dont l’UCL assume la présidence, d’Universités et de Hautes Écoles.
Les fonctionnalités offertes par la plateforme sont notamment les suivantes :
  • diffuser des supports de cours (syllabus, diaporamas) et autres ressources (liens web, animations...) ;
  • gérer un agenda du cours ;
  • communiquer avec les étudiants par des annonces ;
  • gérer des travaux à distance ;
  • gérer les travaux de groupes à distance ;
  • créer des exercices à correction automatique ;
  • animer de forums de discussion ;
  • ...
L’aide technique et pédagogique concernant iCampus est assurée par une équipe de gestionnaires et de conseillers de l’IPM joignable par courrier électronique à l’adresse : icampus@uclouvain.be
La présente charte a pour but d’expliciter les prescrits légaux ainsi que la réglementation du Système d’Information (SI) UCL dans le cadre de l’utilisation d’iCampus.
Dans ce document, il est fait référence aux règlements UCL suivants :
[1] Code d’éthique et de déontologie applicable aux utilisateurs du SI de l’UCL :
http://www.uclouvain.be/22811.html
[2] Procédure en matière d’infractions aux règles ou d’abus des services du SI de l’UCL:
http://www.uclouvain.be/22722.html

2 La procédure d’accès à iCampus

iCampus est un service en ligne auquel on accède depuis un navigateur installé sur tout poste de travail connecté à la toile ; un identifiant et un mot de passe sont nécessaires.

2.1  L’accès pour les membres de l’UCL

Tout membre de la communauté universitaire dispose d’un compte utilisateur global UCL pour son authentification auprès des différentes applications du SI (courrier électronique, portail, iCampus...).

La gestion des comptes utilisateurs globaux UCL n’est pas de la responsabilité de l’équipe des gestionnaires iCampus, mais bien du SI.

Les comptes utilisateurs globaux sont créés par le SI dans les plus brefs délais après la validation administrative de l’inscription d’un nouvel étudiant ou l’entrée en service d’un membre du personnel (ou assimilé).
Avant sa première utilisation, le compte utilisateur global UCL doit être activé par l’utilisateur  afin d’obtenir un identifiant global et choisir un mot de passe. Cette opération doit être effectuée en suivant le lien « Activer son compte utilisateur global UCL » de la page suivante :  http://www.uclouvain.be/4040
Vous pourrez en tout temps vous référer à cette page pour gérer votre compte utilisateur global : changement ou réinitialisation de mot de passe ... En cas de difficultés, vous pouvez faire appel au Service Desk du SI :
  • par téléphone au 8282 (010/47.82.82 de l’extérieur) ;
  • par courrier électronique à l’adresse suivante : 8282@uclouvain.be;
  • par le formulaire web à l’adresse: http://www.uclouvain.be/ServiceDesk

2.2  L’accès pour les non-membres de l’UCL

Seules les demandes de création de comptes iCampus externes appuyées par un membre du personnel de l’UCL seront prises en compte.

Cette procédure concerne généralement l’inscription d’étudiants extérieurs à des cours UCL. Les professeurs invités, maîtres de conférences, maîtres de stage, ..., quand à eux, bénéficient le plus souvent du statut de membre de la communauté universitaire et reçoivent un identifiant global UCL.
Les demandes d’inscriptions externes doivent être adressées directement à l’équipe des gestionnaires iCampus par courrier électronique et doivent comporter les informations suivantes :
le nom d’un membre UCL responsable de la formation (présent dans le répertoire UCL) ;
la liste des participants externes à la formation avec les informations suivantes : nom, prénom, adresse électronique, institution, date de naissance, année d’étude (dans une feuille d’un tableur par exemple).

2.3  La création de cours et l’inscription aux cours

Par défaut, tout nouvel inscrit dans la plateforme iCampus a le statut de simple utilisateur et n’a pas le droit de créer des espaces de cours. Les nouveaux enseignants doivent adresser une demande à l’équipe des gestionnaires iCampus pour obtenir le statut de gestionnaire de cours (par le menu « Mon compte utilisateur »). Cette procédure est, en règle générale, mise en application dans un délai d’un jour ouvrable.
Lorsqu’ils entrent dans la plateforme, les étudiants doivent s’inscrire aux cours qui les concernent, sachant que les cours UCL sont encodés dans iCampus par facultés et respectent souvent les codes cours officiels. Selon la manière dont les enseignants paramètrent l’accès au cours, la procédure peut être conditionnée par l’entrée d’une clef d’inscription spécifique ou conditionnée par l’intervention de l’enseignant s’il choisit d’inscrire lui-même les étudiants à son cours.

2.4  La disponibilité du service iCampus

L’équipe des gestionnaires d’iCampus s’efforce de maintenir le service accessible de manière permanente. Cependant, elle peut en interrompre l’accès, notamment pour des raisons de maintenance et de mise à niveau, ou pour toute autre raison, notamment technique, sans que celle-ci puisse être tenue pour responsable des conséquences de ces interruptions aussi bien pour les enseignants que pour les étudiants. L’équipe essaie, dans la mesure du possible, de tenir les utilisateurs informés des interruptions.

3 Les règles de sécurité sur iCampus

En application du « code d’éthique et déontologique de l’UCL applicable aux utilisateurs du système d’information » [1] :

Chaque utilisateur d’iCampus doit veiller par son comportement à ne pas mettre en péril ni la sécurité, ni le bon fonctionnement du service iCampus.

Chaque utilisateur a notamment le devoir de préserver la confidentialité des comptes utilisateurs (identifiants et mots de passe) de manière à prévenir tout usage abusif ou frauduleux du service iCampus. En particulier, les utilisateurs ne transmettront en aucun cas leurs identifiants et mots de passe à des tiers, même aux gestionnaires du service iCampus. Ces derniers ont le privilège de pouvoir accéder aux profils des utilisateurs sur iCampus sans connaître leurs paramètres d’authentification. De plus, les gestionnaires iCampus ont accès aux cours à dépanner sans connaître les paramètres d’authentification des gestionnaires de cours.
Chaque utilisateur s’engage aussi à ne pas développer, installer ou copier des programmes destinés à contourner la sécurité ou saturer les ressources d’iCampus et à ne pas introduire des programmes nuisibles sur iCampus (virus notamment).

4 Les règles d’utilisation d’iCampus

4.1  Le principe général

L’utilisation d’iCampus s’inscrit dans le cadre de la mission d’enseignement de l’UCL. Son usage n’est autorisé que dans le respect des valeurs qui définissent cette mission.

Les utilisateurs s’engagent en particulier à ne pas utiliser les listes d’adresses électroniques pour un autre objectif que pédagogique.

4.2  Les utilisations interdites

En application du « code d’éthique et déontologique de l’UCL applicable aux utilisateurs du système d’information » [1], chaque utilisateur s’engage à ne faire aucune utilisation d’iCampus à caractère commercial, religieux, délictueux, criminel ou de nature à troubler l’ordre public. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs dans les documents diffusés sur la plateforme et dans leurs interventions dans les forums de discussion. Les injures, la diffamation, la discrimination, la pornographie et l’incitation à la violence sont notamment proscrites.
L’équipe des gestionnaires iCampus n’exerce ni surveillance, ni contrôle éditorial systématique sur les contenus diffusés sur iCampus. L’équipe ne pourra être tenue pour responsable des contenus et messages échangés. Toutefois, lors de manoeuvres de maintenance globale, les gestionnaires iCampus peuvent détecter des utilisations interdites et agir pour y mettre fin.

4.3  L’optimisation de l’usage des espaces de cours

Dans un but de gestion efficace des ressources informatiques, les gestionnaires de cours s’engagent à éviter de dupliquer leurs cours, à réutiliser le même espace de cours chaque année en exploitant la possibilité de masquer certains contenus et de les afficher au fil de la progression dans le cours.

4.4  L’optimisation des ressources diffusées

Les enseignants et étudiants qui soumettent des documents sur iCampus s’engagent à optimiser leurs fichiers pour qu’ils soient aussi légers que possible. Les utilisateurs seront particulièrement attentifs à optimiser les images, qui sont souvent très lourdes, introduites dans des documents. En cas de diffusion de fichiers très lourds sur iCampus, il est recommandé d’en informer les utilisateurs par un commentaire associé au document.
Les utilisateurs sont informés que, souvent, la conversion des documents au format PDF permet de les alléger.

5 Le respect du droit d’auteur sur iCampus

5.1  La diffusion de ressources

La diffusion sur iCampus d’articles, de documents, de photographies et plus généralement de toute œuvre originale doit se faire dans le strict respect de la loi du 30 juin 1994 relative aux droits d’auteur.

5.1.1 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il n’est pas l’auteur :

L’utilisateur est tenu d’obtenir l’accord dudit auteur, sauf s’il peut se prévaloir de l’exception légale de citation (a) ou de l’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche (b).

  1. L’exception de citation :
    Les citations (brefs extraits) d’une œuvre ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur lorsqu’elles ont lieu dans un but de critique, de polémique ou d’enseignement, dans des travaux scientifiques, ou dans une revue de presse, et UNIQUEMENT SI elles sont effectuées conformément aux usages honnêtes reconnus dans le milieu universitaire ; dans la seule mesure justifiée par le but poursuivi ; et sans porter atteinte à l’exploitation normale de l’œuvre (aux droits de l’auteur). De plus, le nom de l’auteur et la source d’où est extraite la citation doivent être mentionnés.
    Si les conditions sont remplies, l’exception de citation s’appliquera sans distinction tant pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours à accès restreint (accessibles après authentification) que pour les œuvres reproduites et communiquées dans des cours publics en accès libre.
  2. L’exception légale de reproduction et de communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche :
    La reproduction et la communication d’œuvres (contrairement à l’exception de citation, l’exception enseignement/recherche peut s’appliquer en cas de reproduction intégrale d’articles – pas de livres) ou d’extraits d’œuvres à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche ne nécessitent pas l’autorisation de l’auteur UNIQUEMENT SI la communication n’a pas de but lucratif ; et – en cas de mise en ligne – se fait par un réseau de transmission fermé autrement dit dans les cours en accès restreints (accessibles après authentification). De plus, le nom de l’auteur et la source complète d’où est extraite l’œuvre doivent être mentionnés.
    Si le cours est en accès libre, l’utilisateur devra obtenir l’autorisation de l’auteur des œuvres (articles) ou extraits d’oeuvres reproduits et communiqués, sauf si ces extraits peuvent être considérés comme des citations. En effet, l’exception de citation peut s’appliquer – moyennant le respect des autres conditions fixées par la loi – quelque soit le mode de communication et si c’est en ligne sans distinction entre un accès libre ou restreint.
Des conseils pratiques sur la diffusion de ressources protégées par le droit d’auteur dans les cours en ligne sont proposés dans le mémo IPM intitulé « iCampus et le droit d’auteur » qui est disponible à l’adresse http://www.uclouvain.be/97784.html

5.1.2 Si l’utilisateur diffuse des œuvres ou des extraits d’œuvres dont il est l’auteur :

 Il est recommandé à l’utilisateur/auteur d’ ajouter une notice exposant les usages autorisés de l’oeuvre (téléchargement, impression, redistribution...). À cet égard, les licences « Creative Commons » peuvent être un bon moyen de protéger les contenus.

5.2   L’exploitation des ressources

Nous attirons l’attention des utilisateurs sur le fait que tout ce qui n’est pas explicitement autorisé est interdit. L’absence de notice ou de limite d’utilisation ne donne donc aucun droit sur les documents diffusés.
Les utilisateurs ne peuvent télécharger les contenus d’iCampus et en réaliser des copies (papiers ou numériques) qu’à des fins privées, d’étude et en un seul exemplaire sous réserve d’exceptions motivées, ainsi que pour les délégués des étudiants, les cercles et les services d’impression. Il est interdit de diffuser la version numérique ou papier d’un support de cours numérique ou papier (exception pour les délégués des étudiants, les cercles et le service d’impression dans le cadre strict de leurs fonctions).
La législation sur le droit d’auteur s’appliquant aux ressources multimédias mises en ligne, toute reproduction, adaptation, représentation, modification, incorporation, traduction, commercialisation partielle ou intégrale des éléments contenus dans iCampus est interdite, sauf contre-indication dans la notice d’utilisation associée au document ou accord de l’enseignant. Seules sont autorisées la citation et la reproduction/communication à des fins d’illustration de l’enseignement ou de recherche dans les limites exposées ci-dessus.

6 La protection de la vie privée sur iCampus

6.1  Les engagements des gestionnaires iCampus

Les gestionnaires d’iCampus respectent la législation sur la protection de la vie privée en vigueur en Belgique et s’engagent à n’utiliser les données à caractère personnel collectées concernant les utilisateurs que pour les strictes finalités pour lesquelles elles sont collectées.
À cet égard, les utilisateurs sont invités à consulter le document intitulé « iCampus et le respect de la vie privée  » avant toute première authentification dans la plateforme.
Les textes légaux peuvent être consultés sur le site de la Commission de la Protection de la Vie Privée (http://www.privacy.fgov.be/ ).

6.2  Les engagements des utilisateurs

  1. Les utilisateurs s’engagent à respecter la législation relative à la protection de la vie privée et en particulier la loi du 8 décembre 1992.
  2. Toute divulgation de données à caractère personnel est interdite à moins qu’elle ait été autorisée explicitement par les personnes concernées.
  3. Par « donnée à caractère personnel », on entend : toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est identifiable lorsqu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Par exemple : le nom et prénom d’une personne, son adresse, son numéro de téléphone, son adresse de courrier électronique, ses préférences, ...  
    Dans iCampus sont donc concernées principalement toutes les informations liées au cours (syllabus, feuilles de TP, « chat », forum, agenda, cotes, interviews, enquêtes, etc.) lorsqu’elles sont associées à:
    • un nom de famille,
    • un e-mail,
    • un numéro de matricule (NOMA, FGS, ...),
    • un numéro de téléphone ou GSM,
    • une adresse
    et ce qu’elle qu’en soit la forme : donnée écrite, graphique, numérique, photographique ou acoustique.
  4. Il est formellement interdit de divulguer des « données sensibles », révélant:
    • la race,
    • les opinions politiques,
    • les convictions religieuses ou philosophiques,
    • l’appartenance syndicale,
    • la santé,
    • la vie sexuelle,
    • des suspicions, des poursuites ou des condamnations pénales ou administratives.
  5. L’utilisateur pourra uniquement publier des données à caractère personnel sur base du consentement exprès des personnes concernées. Le consentement doit être libre, spécifique et éclairé.
  6. Les données publiées doivent répondre à certaines exigences de qualité. Elles doivent être :
    • adéquates, pertinentes et non excessives,
    • exactes et si nécessaire mises à jour,
    • et conservées sur le site pendant une période limitée.
    Dans iCampus, l’utilisateur ne peut publier des données personnelles que dans l’espace restreint aux personnes directement concernées par l’objet du cours.
Les gestionnaires de cours publics sont informés que tous leurs contenus peuvent être indexés par les moteurs de recherche comme Google et ils s’engagent à être particulièrement vigilants quant aux données diffusées sur les utilisateurs dans leurs cours.

7 En cas d’infraction à cette charte

7.1  Les dispositions à prendre

Le service met à la disposition des utilisateurs une adresse électronique (icampus@uclouvain.be) et une ligne d’appel (010/478548) par lesquelles ils peuvent faire état du non-respect des présents prescrits lors de l’utilisation d’iCampus.

7.2  Les sanctions encourues

Conformément au document « Procédure en matière d’infractions aux règles ou abus des services du SI » [2], une violation grave ou répétée des principes énoncés plus haut entraîne le retrait de l’accès à iCampus. En outre, les abus seront dénoncés, sauf urgents et infractions graves, et portés directement à la connaissance des autorités académiques ou administratives compétentes. Sont réservés le remboursement des frais résultant de l’utilisation abusive de son identification ainsi que d’éventuelles poursuites judiciaires.

Gestionnaires iCampus
email : <icampus@uclouvain.be>
Tel. : 010 47 85 48 (Lun-Ven, 8h30-12h et 13h-17h)
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